שכירת משרד היא אחת ההחלטות הגדולות של כל עסק: היא קובעת איפה העובדים יבלו את רוב היום, איך הלקוחות יתרשמו, וכמה כסף ייצא בכל חודש לשנים קדימה. המדריך הזה מרכז את מה שאנחנו בסיטי אופיס בודקים עם כל לקוח, מהשיחה הראשונה ועד החתימה על החוזה, כדי שתגיעו להחלטה מסודרת ולא מתוך לחץ.
שלב 1: להגדיר מה העסק באמת צריך
לפני שמתחילים לסייר, כדאי לכתוב על דף אחד את הצרכים. זה חוסך סיורים מיותרים ומאפשר להשוות בין משרדים באותם קריטריונים.
- מספר עובדים היום ובעוד שנתיים: משרד שמתאים היום ויהיה צפוף בעוד שנה יחייב מעבר נוסף.
- סוג העבודה: עמדות פתוחות, חדרים פרטיים, חדרי ישיבות, חדר המתנה ללקוחות.
- מי מגיע למשרד: אם לקוחות מגיעים הרבה, המיקום והלובי חשובים יותר.
- מועד כניסה: משרד בזמינות מיידית או משרד שדורש עבודות התאמה.
שלב 2: כמה מ"ר צריך
בחישוב גס מקובל להעריך 10 עד 15 מ"ר ברוטו לעובד, כולל חדרי ישיבות, מטבחון ושטחים משותפים. צוות של 10 עובדים יסתדר לרוב ב-120 עד 150 מ"ר, וחברה של 40 עובדים תחפש 400 עד 600 מ"ר. משרד עם הרבה חדרים פרטיים יצטרך יותר, ומשרד פתוח יכול להסתפק בפחות. לפי הגודל אפשר לעבור ישירות למשרדים קטנים עד 200 מ"ר, למשרדים בגודל 200 עד 500 מ"ר או למשרדים גדולים מעל 500 מ"ר.
שלב 3: לבחור אזור
בתל אביב ובסביבתה יש כמה מוקדי עסקים, ולכל אחד אופי אחר. אזור עזריאלי ומידטאון צמוד לתחנת רכבת השלום ומתאים לחברות שמקבלות לקוחות רבים. שרונה משלבת מגדלים עם מתחם פנאי ירוק. שדרות רוטשילד הן כתובת פיננסית מוכרת. ציר יגאל אלון מציע שטחים גדולים וחניה נוחה, והבורסה ברמת גן נותנת היצע רחב במחיר נוח יחסית. השוואה מלאה בין האזורים תמצאו במדריך האזורים.
שלב 4: לחשב את העלות החודשית האמיתית
המחיר למ"ר הוא רק נקודת ההתחלה. כדי להשוות בין משרדים צריך לחשב את העלות החודשית הכוללת:
- שכירות: השטח כפול המחיר למ"ר.
- דמי ניהול: ניקיון, אבטחה ותחזוקת הבניין. במגדלים הגדולים זה סכום משמעותי.
- ארנונה: לפי העירייה וסוג הנכס.
- חניה: ברוב המגדלים כל מקום חניה מתומחר בנפרד.
- חשמל, מים ומיזוג: לפי הבניין ושעות הפעילות.
טווחי המחירים העדכניים לפי אזור מופיעים במאמר מחירי המשרדים להשכרה.
שלב 5: סיור במשרד, מה לבדוק בשטח
- אור טבעי, נוף ורמת הרעש מהרחוב.
- מצב המיזוג, התאורה והחשמל, והאם יש מספיק נקודות חשמל ותקשורת.
- מספר המעליות ועומס בשעות הבוקר.
- נגישות לאנשים עם מוגבלות, בבניין ובחדרי השירותים.
- מה נשאר מהשוכר הקודם ומה יצטרך לעבור שיפוץ.
שלב 6: החוזה
בחוזה שכירות משרד כדאי לשים לב במיוחד לתקופת השכירות ולאופציות ההארכה, לתנאי היציאה המוקדמת, להצמדה ולעדכוני המחיר, לגובה הערבויות, ולמי שאחראי על תיקונים ועל עבודות ההתאמה. לפעמים אפשר לסכם תקופת גרייס בתחילת השכירות, או השתתפות של בעל הנכס בעבודות. מומלץ שעורך דין שמתמחה בנדל"ן מסחרי יעבור על החוזה לפני החתימה.
טעויות נפוצות בשכירת משרד
- להשוות רק מחיר למ"ר: משרד זול למ"ר עם דמי ניהול גבוהים וחניה יקרה יכול לעלות יותר בסוף החודש.
- לשכור לפי הצורך של היום: עסק שגדל ימצא את עצמו צפוף תוך שנה. כדאי לבדוק אפשרות להתרחב באותו בניין.
- לא לבדוק את תנאי היציאה: חוזה ארוך בלי אפשרות יציאה יכול להפוך לנטל אם העסק משתנה.
- להתחיל לחפש מאוחר מדי: כשמשרד דורש עבודות התאמה, חודש או חודשיים לא מספיקים.
איך סיטי אופיס מלווה את התהליך
אנחנו מתחילים בשיחה קצרה על הצרכים, מציגים רק משרדים שמתאימים להם (כולל משרדים שלא פורסמו), מלווים את הסיורים, משווים בין האפשרויות לפי העלות הכוללת, ומנהלים את המשא ומתן עם בעלי הנכסים עד החתימה. אפשר להתחיל מרשימת המשרדים להשכרה, או לשמור משרדים שאהבתם ברשימת הנכסים שלי ולבקש פרטים על כולם יחד.
שאלות נפוצות
כמה זמן לוקח למצוא משרד להשכרה?
כשהצרכים מוגדרים מראש, אפשר לסגור משרד תוך כמה שבועות. כשצריך עבודות התאמה, כדאי להתחיל לחפש שלושה עד שישה חודשים לפני מועד הכניסה הרצוי.
מה עדיף, משרד מרוהט או משרד במצב מעטפת?
משרד מרוהט מאפשר כניסה מהירה וחוסך השקעה ראשונית. משרד במצב מעטפת מאפשר לתכנן את החלל בדיוק לפי העסק, אבל דורש זמן ותקציב לעבודות.
האם אפשר לשכור רק חלק מקומה?
כן. חלק מהמשרדים ניתנים לחלוקה, ובעל הנכס מוכן להשכיר שטח קטן יותר מתוך הקומה. זה מצוין בעמוד של כל נכס.
מה ההבדל בין שכירות משרד לרכישה?
שכירות נותנת גמישות לעסק שגדל או משנה מיקום. רכישה מתאימה לעסק יציב שמתכנן להישאר שנים רבות, או כהשקעה. פירוט במדריך לרכישת משרד.
לשיחת ייעוץ: אלעד שמש 050-7220991, ניר שוורץ 052-7817444, או השאירו פרטים.